为加强和规范我校数码照片、视频的归档与管理，确保数码照片或视频的有效使用与真实、完整地体现学校办学过程性资料，结合本校实际，特制定本办法。
1.本办法所称数码照片、视频，指用数字照相机或数码摄像机拍摄获得的，以数码形式存储于存储卡、硬盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件或视频。将纸质照片进行扫描形成的数字图像的管理可参照本办法。
2.归档的数码照片、视频是用数码照相机或数码摄像机直接拍摄形成的原始图像或视频文件，一般不能进行修改，为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外，但须保留原始照片和视频。经过添加、合成、挖补等修改的数码照片不能作为档案归档。
3.归档的数码照片应为JPEG格式，拍摄时尽可能保证最大像素。对于采用其它格式的数码照片，收集时应在保证分辨率不变和信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG格式。
4.数码照片要以一次活动一个文件夹的形式保存。文件夹的命名全校统一采用“年月日＋活动全称”，一次活动建一个文件夹，其中：年月日为8位数阿拉伯数字，没有空格、横线或其它符号，单位数前面加零；活动名称：用最简明扼要的文字概括。例：2012年9月10日学校庆祝老师节照片，照片文件夹名称为：“20120910庆祝教师节”。
5.学校鼓励活动当事人、举办科室或相关部门在活动中自行拍摄，并自行整理、分类、保管，作为本科室档案使用。校办公室在需要时及时到各科室拷贝。
6.数码照片或视频每学期都要刻录到光盘中存储归档。每学期刻录一次，数码照片档案光盘应两套，一套封存保管，一套提供使用。封存的光盘不得提供平时使用。另外在信息中心移动硬盘中保存一份供平时使用。
2012年11月20日